10 tips til en sikker og brugbar backup
Hvad vil der ske i din virksomhed, hvis data som regnskaber, kundekartoteker og kontrakter går tabt? Katastrofen kan indtræffe når som helst – hvad enten det er angreb med fx ransomware eller en brand, der ødelægger jeres systemer.
En sikker og gennemprøvet backup kan redde en virksomhed fra at måtte dreje nøglen om, hvis katastrofen indtræffer. Det kan derfor betale sig at sikre, at I har en backup-løsning, der er brugbar, sikker og pålidelig.
Her giver vi dig 10 tips til at sikre, at din virksomheds backup kan anvendes, hvis ulykken indtræffer.
1. Undgå at en katastrofe rammer både din data og backup
Din backup redder dig ikke, hvis den rammes af den samme katastrofe som rammer selve serveren. Derfor bør din backup placeres væk fra din lokation, så den sikres mod brand, tyveri mm. Her kan du med fordel følge 3-2-1-reglen: Hav altid 3 kopier af din backup, fordelt på 2 forskellige medier og opbevar 1 af kopierne på en anden lokation.
Vi anbefaler, at du altid opbevarer en kopi uden for virksomheden: Sæt en kopi op til at blive flyttet ud af din virksomhed gennem fx remote backup eller kopiér den selv op i skyen.
2. Din backup skal så vidt muligt være automatisk
Mennesker fejler ofte mere end maskiner. En god backup stræber derfor så vidt muligt efter at tage mennesker ud af processen. Maskiner er simpelthen mere pålidelige end mennesker. Derudover er manuelt arbejde tidskrævende og jo mere jeres backup-løsning kræver, at du overvåger og manuelt konfigurerer, desto mindre tid får du til andre vigtige opgaver.
3. Sørg for at backuppen er hurtig
Backup-løsninger bør ikke nedsætte IT-systemernes ydeevne. Problemet er bare, at nogle backup-metoder belaster netværket og serverne ved at tage hver backup direkte fra IT-systemerne. Sådanne belastninger af IT-systemerne kan formindskes med moderne backup-metoder og dermed genere brugerne mindst muligt.
4. Brug kun den plads, du behøver
Flere instanser af det samme data er en hyppig årsag til unødvendigt brug af serverplads. Hvis din backup-løsning ikke effektivt eliminerer redundant data, kan det betyde høje omkostninger for din virksomhed.
Redundant data elimineres bedst med moderne metoder af ”deduplikation” af data. Ved data-deduplikation elimineres op mod 90 % af redundant data, inden det bliver flyttet over i backup-miljøet. Dermed spares der ikke kun penge på serverplads, men også tid på at tage backup.
5. Sørg for en kort gendannelsestid
For din virksomhed er hvert minuts nedetid formentligt kritisk. Produktionen kan ikke fortsætte, fordi der ikke er adgang til data, og det betyder et løbende økonomisk tab. Det er derfor vigtigt, at du ikke bare tror, at restore-tiden på jeres backup er kort, men at du også ved det.
Lang restore-tid kan være grundet af, at jeres IT-leverandør prioriterer besparelser af serverplads højere end hastigheden ved gendannelse – hvilket ofte ses hos lavpris-løsninger. Det er derfor vigtigt, at du har sikkerhed for, at jeres restore-tid er kort.
6. Få alle data med – også brugernes data
Slutbruger-data er blandt det mest oversete indhold i mange backup-løsninger. Dette er på trods af, at flere og flere medarbejdere anvender mange forskellige enheder til deres arbejde – laptops, tablets og telefoner. Her kan der ligge mange data, som det er vigtigt at huske i en backup, og som skal kunne genskabes i en katastrofe-situation.
7. Jeres backup skal også overholde lovgivningen
EU’s persondataforordning er trådt i kraft, og reglerne gælder selvfølgelig også for jeres backup. Jeres backup skal derfor opbevares et sted, hvor sikkerheden lever op til lovgivningens krav, og I skal naturligvis sikre, at jeres data ikke kopieres til ikke-sikre lande.
8. Husk at teste din backup
Din backup er ligegyldig, hvis den ikke indeholder alt det forventede data, eller hvis den ikke kan gendannes. Din virksomhed får løbende ny data, og du skal med sikkerhed kunne sige, om de nye data er med i din backup-plan. Det er eksempelvis vigtigt, at du ved implementering af et nyt økonomisystem (ERP-system) får verificeret, om det nye system også indgår i din backup.
Derudover bør muligheden for gendannelse også regelmæssigt kontrolleres, så du kan være sikker på, at din backup rent faktisk virker, hvis ulykken rammer.
9. Tænk (grundigt) over tidsrammen for din backup
Det kan betyde et økonomisk tab for din virksomhed, hvis perioden tilbage i tiden, som du kan gendanne data fra, er sat til en forkert tidsramme.
På den ene side vil du med en lang retention (tidsramme) spilde penge ved at opfylde serverplads med gammelt, unødvendigt data. På den anden side kan du med en kort retention risikere løbende at slette data, som senere bliver nødvendigt for virksomheden. Hvis du for eksempel skifter økonomisystem, er det et lovkrav, at den gamle data gemmes i 5 år – og altså har en retention på mindst 5 år.
10. Sørg for at jeres backup er sikret
Det er en trussel mod din virksomhed, hvis en enkelt medarbejder kan slette alt data. Det er derfor vigtigt, at din backup kun kan tilgås af de rette personer og i et begrænset omfang, for ellers kan du risikere, at en medarbejder sletter din virksomheds livsnødvendige data (også selvom det ikke var intentionen).
Jeres backup skal naturligvis opbevares sikkert, så uvedkommende ikke kan få adgang til den – den bør indeholde alle virksomhedens centrale data, og de skal jo ikke ende i forkerte hænder.
Få en backup, der virker
Med en backup- og recovery-aftale hos IT Relation får I maksimal garanti for, at jeres data bliver sikkerhedskopieret løbende, så de hurtigt kan gendannes i tilfælde af et nedbrud af jeres it-systemer.
Læs også mere om outsourcing og hosting af IT hos IT-relation.
