IT-outsourcing: Formindsk din virksomheds omkostninger på disse 5 måder
Der loves guld og grønne skove:
Fra øget innovation til færre omkostninger til optimeret tid og så videre.
Disse er alle fordele, som udbydere skriver om deres service …
IT-outsourcing.
Alligevel kan det være en skræmmende beslutning at tage, og derfor vælger nogle organisationer at beholde driften selv.
For eksempel udruller Statens It en spareplan til en kvart milliard kroner frem mod 2021. Alle ministerierne skal samles i Statens It, hvor inhouse-stordriftsfordelene skal udgøre besparelsen.
Det betyder, at Statens It kommer til at vokse med 3.000 slutbrugere om året, indtil de i 2021 bliver 29.000 slutbrugere.
Men er dette den mest fordelagtige løsning?
Ifølge IT-Branchen burde Statens It i stedet have fokuseret på outsourcing-stordriftsfordele. De private leverandører er nemlig eftersigende bedre til at specialisere sig på konkrete fagområder.
Når det gælder IT-drift, deles vandene altså:
På den ene side står du i din comfort zone med inhouse-IT, hvor du selv har den fulde kontrol (men også det tilhørende ansvar).
Og …
På den anden side står du med IT-outsourcing, hvor specialviden udefra tillader innovation i din virksomhed.
Det er forståeligt, hvis du har svært ved at beslutte dig. Det er trods alt en afgørende beslutning for din virksomheds fremtid.
På tvivlens vippe kan du overveje følgende 5 måder, som du kan bruge IT-outsourcing til at formindske din virksomheds omkostninger.
Lad os se.
#1 Managed hosting kan give dig tid og overskud til din kerneforretning
Det kan være fustrerende selv at håndtere al din IT. Især hvis I ikke er en IT-virksomhed.
Det kan føles som en dobbeltforretning, fordi I driver jeres egen IT, selvom det ikke har noget med jeres kerneforretning at gøre. Altså en forretning inde i en forretning.
Serieiværksætteren Martin Thorborg er enig:
Du kan dog undgå besværet.
Med managed hosting fra en ekstern leverandør undgår du at spilde din virksomheds tid og ressourcer. Dine medarbejdere kan i stedet fokusere på opgaver, som er relateret til jeres kerneforretning.
Men det er selvfølgelig ikke bekymringsfrit.
Det er vigtigt, at din virksomheds data havner i de rette hænder, og det er ikke altid tilfældet. Der er flere scenarier, hvor managed hosting kan gå galt.
Managed hosting kan gå galt…
Hos virksomheder, hvor antallet af kunder prioriteres over servicen hos de enkelte kunder.
Hos virksomheder, som fralægger sig ansvaret for, hvis dit data forsvinder.
Hos udenlandske virksomheder, som ikke følger den nye persondataforordning fra EU.
Med masseproducerede hosting-løsninger, som ikke passer til din virksomheds behov.
Disse problemer er alvorlige.
Hosting er for de fleste virksomheder driftskritisk, og det skal bare virke. Stil derfor din hosting-leverandør de rigtige spørgsmål.
#2 IT-support udefra kan eliminere dine medarbejderes produktionsstoppende IT-problemer
Forestil dig, hvad det koster din virksomhed hver gang, at en medarbejder har et IT-problem. Eller hver gang flere medarbejdere har IT-problemer.
Regningerne er utilregnelige.
Den ene dag kan jeres IT køre problemfrit uden driftsstop. Og den anden dag går der pludselig koks for samtlige af medarbejdernes IT.
Her er nogle klassiske IT-problemer, som hyppigt stopper driften hos medarbejdere i virksomheder:
Medarbejderens kodeord virker ikke.
Uden sit kodeord kan en medarbejder ikke logge ind på sin vigtige IT og udføre sit arbejde.
Hvis du søger på Google, kan du se, hvor ofte folk støder ind i dette problem.
En årsag kan være, at virksomheden har en service, som automatisk opdaterer medarbejdernes kodeord på IT’en efter en bestemt periode (hvilket anbefales af sikkerhedsmæssige årsager).
Med sådan en service sker det, at en medarbejder ikke får rettet sin kode i tide. Så må kodeordet nulstille – ofte i samarbejde med en IT-supporter.
Internettet fejler.
Ingen internet – ingen sjov (…og intet arbejde).
Problemer med internettet kan eksempelvis skyldes, at din virksomhed har en udbyder med dårlig eller svingende hastigheder.
Det kan også skyldes, at routeren er placeret forkert i forhold til medarbejdernes lokation.
Ofte vil et hurtigt kald til IT-support kunne diagnosticere og løse problemet.
Brugeroprettelse og -nedlæggelse.
Ofte er medarbejdernes brugere koblet til mange services.
Computere, intranet, e-mail, office-pakke osv.
Alt dette skal sættes op, når en ny medarbejder starter. Og det skal nedlægges, når medarbejderen stopper.
Med et hurtigt opkald til en IT-supporter udefra kan de mange IT-problemer løses.
#3 Outsourcing af IT-sikkerhed kan formindske din risiko
Vi har tidligere gjort det klart:
Du bør beskytte din virksomhed mod IT-trusler.
Grunden er, at de kriminelle er mindst lige så notoriske på internettet, som de er i virkeligheden.
Tænk bare over, hvor meget det ville koste, hvis din virksomhed mistede alt sit data grundet en Ransomware.
Her er nogle af de basale (men ofte oversete) tips, som du og dine medarbejdere selv kan efterleve:
Giv aldrig fortrolige oplysninger ud via tekstbeskeder (e-mail, sms, besked på sociale medier osv.)
Klik aldrig på uopfordrede links eller vedhæftninger
Brug stærke kodeord, skift dem hyppigt og brug forskellige kodeord til hver enhed
Følg resten af vores 50 sikkerhedstips
Men det er ikke det eneste.
Med hjælp udefra kan din virksomhed forbedre jeres sikkerhed endnu mere – og dermed formindske jeres økonomiske tab ved en ulykke.
Derudover kan din virksomhed ved at outsource IT-sikkerheden forøge jeres inhouse kapacitet uden at forpligte jer på længere sigt.
Det er måske derfor, at outsourcing-industrien vokser ifølge en undersøgelse fra IT-research-firmaet, Computer Economics. Undersøgelsen leder frem til, at virksomheder med budgetter i den tocifret millionklasse bruger op mod 7,8% af deres IT-budget på outsourcing.
Outsourcing-virksomhederne er altså eftertragtede.
#4 On-demand IT-konsulenter kan formindske dine faste medarbejderudgifter
Ved du, hvad medarbejderne i din virksomhed koster?
Det er dyrt at ansætte faste medarbejdere, fordi de også skal lønnes, når virksomheden ikke har IT-problemer.
En endnu dyrere fornøjelse er, hvis virksomheden fejlansætter en person.
Ifølge rekrutteringsbureauet YDE&CO koster fejlansættelser, fordi…
Det tager 2-3 måneder at udvælge den nye medarbejder på funktionærniveau
Der skal bruges tid på introduktion og oplæring
Ofte erkendes fejlen om fejlansættelsen først efter, at prøveperioden er udløbet
Lønudgifterne for medarbejderen i ansættelsesperioden er dyrt
Det er altså ikke omkostningsfrit.
Det kan dog undgås, hvis din virksomhed hyrer IT-konsulenter on-demand. Altså, hvor I kun hyrer og betaler for en IT-konsulent i den periode (måske blot en håndfuld timer), hvor I har brug for det.
#5 Backup udefra kan sikre, at du ikke mister din virksomheds data
Det er ikke altid den sikreste løsning selv at håndterer din virksomheds backup.
Med en inhouse backup risikerer du nemlig, at din backup rammes af den samme fejl som din virksomheds primære data (hvis du altså placere backuppen på den samme lokation).
Derudover kan det være, at I bruger umoderne software, som gør jeres restore-tid lang. Det vil sige, at I mister flere penge, når I skal gendanne jeres backup.
Ved at lade en professionel virksomhed udefra håndtere din virksomheds backup kan du altså fralægge dig ansvaret.
Konklusion
I denne artikel har vi gennemgået 5 effektive måder, som du kan outsource din virksomheds IT på.
Nogle af fordelene er: Mere fokus på kerneforretningen, forhøjet produktion hos medarbejderne, mindre risiko mod IT-sikkerhedstrusler, færre medarbejderudgifter og færre bekymringer ved håndtering af backup.
Ovenstående gælder selvfølgelig kun, hvis du vælger den rette IT-leverandør. En fast medarbejder til jobbet kan også have sine fordele.
