Gode råd til de mobile medarbejdere!
Kontormedarbejdere er i dag alt andet end det, navnet indikerer. Mange medarbejdere har forskellige typer af rejseaktivitet, som en del af deres arbejde, imens andre igen er ansat på så fleksible vilkår, at de kan komme og gå, når det passer dem, så længe at arbejdet bliver passet. Det forventes derfor af medarbejderne, at de kan være mobile og arbejde fra flere lokationer.
Den mobile medarbejder er et begreb, som langsomt har vundet indpas i løbet af de sidste 5 år. I takt med den teknologiske udvikling er det blevet muligt at arbejde med hele vores globaliserede verden som skrivebord. Man kunne fristes til at tro, at denne nye type medarbejder var mindre produktiv end en, der sad på virksomhedens matrikel – men flere undersøgelser viser, at produktiviteten ved de mobile medarbejdere faktisk er overraskende høj. Når det så er sagt, så skal alting dog foregå med måde. For mange arbejdsdage i den store verden, kan nemlig få medarbejderne til at miste tilknytningen til deres arbejdsplads, og det er derfor vigtigt, at virksomheden har en stærk kultur og sociale arrangementer, så man kan høste alle fordelene uden at få ulemperne med. I dette indlæg får du en række gode råd, der kan gøre livet med mange mobile medarbejdere lettere.
Få tips til at arbejde hjemmefra i Remote Academy
Kommunikation
Kommunikation kan være en af de helt store udfordringer, når medarbejderne ikke fysisk sidder sammen. Det fordrer ikke ligefrem samarbejdet, når man ikke uden videre kan sætte sig sammen i et mødelokale og planlægge arbejdet og diskutere detaljer. Dette er der dog råd for.
Der findes i dag en lang række applikationer til både håndholdte enheder og bærbare PC’er, der kan sørge for, at kommunikationen medarbejderne imellem glider som en kniv igennem smør. Ofte vil der være brug for to typer af værktøjer: Et, som kan skabe telefonisk kontakt, og et, der (i tillæg til e-mail) kan sikre den skriftlige kommunikation hurtigt og effektivt. Til den telefoniske kontakt er en applikation som Skype uundværlig. Skype behøver ingen nærmere introduktion. Programmet bruges af millioner af både private og virksomheder verden over, og klarer jobbet i en håndevending. Med Skype har du også mulighed for at afholde gruppesamtaler og videokonferencer, der gør det at arbejde i teams til en leg.
Når det kommer til skriftlig kommunikation, er det svært at erstatte e-mailen. Ofte kan man dog have brug for en hurtigere måde at kommunikere på. Dette kan især være nyttigt, hvis man skal forberede et projekt med flere deltagere og ansvarsområder. Her kan både Trello og Podio være nyttige, der begge sikrer overskueligheden og brugervenligheden selv ved store projekter
Sikkerhed
At arbejde fra en café, et hotel eller sommerhuset er ingen undskyldning for at kompromittere virksomhedens IT-sikkerhed. Som udgangspunkt bør de samme regler gælde, hvad enten man sidder på virksomhedens matrikel eller et andet sted, og det er derfor vigtigt, at medarbejderne bliver oplyst om, at sikkerhedspolitikken gælder for alle. Det kan ligeledes være en god idé at tilføje nedenstående punkter til virksomhedens sikkerhedspolitik, såfremt det ikke allerede står der:
- Computeren bør på intet tidspunkt stå hverken uden tilsyn eller ulåst
- Computeren er personlig og må på intet tidspunkt overlades til venner eller familie
- Der må på intet tidspunkt installeres software, der ikke er godkendt af virksomheden.
Data- og fildeling
Muligheden for at kunne dele sine data er essentielt, når medarbejderne arbejder fra forskellige lokationer. Det kan derfor være oplagt at opbevare sine data i skyen, så medarbejderne automatisk har adgang, så snart de er koblet på internettet. Foruden, at gøre deling af data til en leg, så har hosting flere fordele over traditionel dataopbevaring. Blandt andet minimerer det driftsomkostningerne og de bekymringer om sikkerhed, compliance og IT, som I måtte have. En hostingaftale hos en seriøs udbyder er ligeledes nem at skalere op og ned. Med få klik kan man tilslutte en ny brugerkonto eller fjerne vedkommende. Dette er med til at sikre en agil organisation, der kan tilpasse sig hurtigt.
