Sådan bliver du ekspertbruger af Word

Microsoft Word er ubestridt verdens mest brugte tekstbehandlingsprogram.

Dette med rigtig god grund, for Word kan alt det, som man har behov for, når det kommer til tekstforfatning og udfærdigelse af dokumenter, samt mere til.

Foruden at arbejde med forskellige layouts, formatering af multimedia og justering af dokumentelementer, så får du i denne artikel bl.a. også et indblik i, hvordan du ved hjælp af tastaturgenveje får mere fra hånden hurtigere.

Søg & erstat

Søgefunktionen i Word kan meget mere end blot at finde ord og søgefraser i dit dokument. Med funktionen Søg & erstat kan du finde alle forekomster af et givent ord og erstatte disse med et enkelt klik. Har du fx konsekvent brugt ”Trafik- og Byggestyrelsen” i et dokument, men ønsker at bruge forkortelsen ”Trafikstyrelsen” kan du ændre dette på ganske få minutter og med endnu færre tastetryk.

Med Søg & erstat kan du også finde specielle formateringer, som du kan ændre til andre. Du kan fx ændre tekstfarve, sprog, skrifttype i forskellige afsnit mm.

Formatér dine billeder

Billeder kan live ethvert tekstdokument op, og i Word kan du praktisk talt få det, som du ønsker det. Ved at højreklikke på et billede og klikke Formatér billede åbner du op for en lang række muligheder, hvor du kan tilpasse skygger, rammer, placeringer og meget mere. Du kan derudover også inkludere små tekstfelter under billedet og sørge for, at de billeder kan placeres i umiddelbar nærhed af det relevante indhold.

Vandmærker

Du kan gøre det sværere for andre at kopiere dine frembringelser ved at indsætte vandmærker i dine dokumenter. Du finder punktet Vandmærke under Layout. Her kan du bl.a. vælge et billede eller selv skrive din tekst, som skal gengives på siderne i dit dokument. Du bestemmer også selv positionen på siden og gennemsigtigheden, som vandmærket skal have.

Opdatering af tid & dato

Engang imellem arbejder man med et dokument, hvor man blot retter nogle få ting, før det er klart igen. Hvis du ofte arbejder med dokumenter, der blot skal have opdateret tidspunktet, så kan du automatisk opdatere tid og dato. Klik blot på Indsæt og vælg Dato og klokkeslæt. Herefter dukker der en pop-up besked op, hvor du kan vælge Opdater automatisk. Fremover vil tidspunktet, som du har sat ind automatisk være opdateret til tidspunktet for seneste åbning af dokumentet.

Store og små bogstaver

Du kan nemt og enkelt ændre bogstaverne fra store til små og tilbage igen. Markér den tekst, du vil have rettet og klik på Aa i topmenuen på startsiden. Herefter vil du få en række valgmuligheder, blandt andet kan du rette første bogstav i alle sætninger til stort begyndelsesbogstav, ombytte store og små bogstaver og skrive alle ord med stort begyndelsesbogstav.

Gem som PDF eller i HTML-format

I Word kan du nemt og enkelt gemme dit dokument i en PDF eller i HTML-format. Vælg blot Gem som, når du ønsker at gemme, hvorefter du kan vælge imellem en række formater, heriblandt ovennævnte.

Mere produktivitet

Der er en lang række tastaturgenveje, som man med fordel kan implementere i sit daglige tekstbehandlingsarbejde. En enkelt tastaturgenvej gør selvfølgelig ikke alverden, men hvis du har en række genveje, som du bruger regelmæssigt, så kan du spare mange minutter i løbet af en arbejdsuge. Herunder følger nogle af vores favoritter i vilkårlig rækkefølge:

• Hvis du klikker på backspace-knappen, imens du holder CTRL (cmd på iOS) sletter du ord for ord, fremfor bogstav for bogstav
• Klik to gange med venstre musetast for at markere et helt ord og tre gange for at markere et helt afsnit.
• Hvis du skriver =rand(8,10) og trykker Enter, får du automatisk vist autogenereret tekst, som du kan bruge til at teste skrifttype, størrelse, sideformatering mm.
• Du kan bruge Word som dit personlige whiteboard eller til at brainstorme en masse idéer. Dobbeltklik to gange med højre musetast et vilkårligt sted i et dokument for at hoppe til stedet og begynde at skrible idéer ned.
• Du kan indsætte tekst, som du har samlet op et andet sted, uden at formateringen medfølger. Dette gør du ved at klikke CTRL (cmd i iOS) + ALT + Shift + V. Som udgangspunkt medfølger formatering i Word, når du bruger CTRL (cmd i iOS) + V.

Hvad ellers?

Er du ekspertbruger af Word eller er genveje en essentiel del i dit arbejde, så hører vi gerne fra dig. Del dit bedste tip herunder, så både vi på kontoret og vores læsere kan få gavn af det.

Vil du vide mere, så kontakt IT Service Desk

Hør også hvordan vi kan hjælpe jer med at købe det rigtige software og IT-udstyr. Vi tilbyder også IT-udstyr som hardware-as-a-service og workspace-as-a-service.