Sådan kommer du i gang med outsourcing af din IT
Outsourcing af IT kan føles som en jungle, hvis det er første gang, du outsourcer. Det er en helt ny verden, der kan sikre ens virksomhed en bedre bundlinje og spare den for en masse tunge processer, men samtidig kan det også gå lige modsat, hvis ikke man formår at styre uden om faldgruberne og finde den rette leverandør. I dette indlæg giver vi dig nogle gode råd med på vejen, så du kan komme i gang med outsourcing af din IT – uden at få ondt i hovedet.
Vær konkret med, hvad du ønsker at få ud af samarbejdet
Ikke at være afklaret på, hvad du ønsker din outsourcingpartner skal hjælpe dig med, er nok en af de første fejl, førstegangs-outsourcere begår. Jo mere konkret du er med opgaven, der skal løses, desto bedre passer den din organisations ønsker. Du kan ikke forvente, at din potentielle samarbejdspartner kan læse dine tanker, og det er derfor vigtigt, at du enten laver en kravspecifikation eller skriver detaljer om projektet ned, så din IT-leverandør kan danne sig et klart overblik.
Overvejer du fx at rykke din on-premise server hosting til et co-located datahostingcenter, så bør du starte med at afklare, hvad formålet med opgaven er. Er det større tilgængelighed? Nemmere skalérbarhed eller måske en bedre performance? Måske er det en kombination af flere parametre. Du bør ligeledes gøre dig nogle overvejelser omkring, hvor meget du ønsker hostet. Er det kun data eller er det også mail, kalender, applikationer og måske styresystemer?
Bed om referencer og anbefalinger
Der er ofte flere udbydere, der kan løse den opgave, som du ønsker outsourcet, men hvordan vælger du den rette? Ikke alle leverandører er i stand til at levere den kvalitet, som du måtte ønske, og hvis du gerne vil spare dig selv for de ærgrelser, der utvivlsomt følger med valget af en forkert leverandør, så bør du sætte dig grundigt ind i leverandørens måde at drive forretning på. Du har måske læst virksomhedens profil, set et par video-cases og fået besøg af en smilende og venlig sælger.
Alt virker professionelt, men man må huske, at dette er hvordan virksomheden ønsker at fremstå. For at være sikker på, at billedet er korrekt, bør du derfor foretage dit eget tjek af virksomheden. Spørg efter et udpluk af referencer og ring et par stykker af disse op for at høre til deres erfaringer. Er de stadig kunde? Var de tilfredse med samarbejdet? Hvordan var kvaliteten af ydelsen? Kunne leverandøren overholde deadlines og aftaler generelt?
Foruden at spørge efter referencer, kan du også få anbefalinger til leverandører i dit netværk eller på fora, som du deltager i.
Sæt dig ind i industri-standarder og konventioner
Alle industrier arbejder med forskellige standarder inden for deres respektive brancher. Hvad enten det er IT-outsourcing, revision eller juridisk bistand, så er der nogle krav og retningslinjer, man som virksomhed kan efterleve, for på den måde at kunne dokumentere at ens ydelser lever op til en vis standard. Det kan fx være certificeringer, partnerskaber og interesseorganisationer, som man kan blive medlem af, hvis man opfylder en række krav. Led efter denne type kvalitetsstempler på en virksomheds hjemmeside / hovedkontor, når du går i overvejelser om at outsource.
Tillad revision
Du bør være påpasselig med at sætte en alt for stram deadline, hvis det er første gang du outsourcer eller har indledt et samarbejde med en ny leverandør. I et nyt forhold tager det tid at spore sig ind på hinandens ønsker, og i tidslinjen for projektet, bør der derfor være indlagt plads til, at der kan foretages revisioner og justeringer af projektet. Jo længere tid du har arbejdet sammen med din outsourcing-partner, desto mere vil du også erfare, at de leverede løsninger passer bedre og bedre – første gang. Det tager dog tid at lære hinanden at kende, hvilket er ganske normalt.
Hør også hvordan vi kan hjælpe jer med leasing af jeres IT-udstyr. Vi tilbyder både HaaS (hardware-as-a-service) og WaaS (workspace-as-a-service).
