Hør mere om Hverdagens IT Superhelte

Effektivisér dine HR-processer med en digital løsning

Effektive digitale HR-værktøjer

HR-processer har det med at blive undervurderet. Det gælder både effekterne af indsatserne og den tid og de ressourcer, de koster. IT Relations User Management Premium-løsning automatiserer manuelle processer og minimerer tidsforbruget, fjerner menneskelige fejl og giver større tilfredshed både blandt medarbejderne og i administrationen.

Digital onboarding – nemt og effektivt

Onboarding af nye medarbejdere er typisk en af de HR-opgaver, der indebærer størst risiko for både ressourcespild, fejl og en dårlig oplevelse for nye medarbejdere. I mange virksomheder kører onboardingen temmelig håndholdt, og alt fra bestilling af udstyr til klargøring af nøglekort og koder til it-systemer tager udgangspunkt i et Word-dokument eller et Excel-ark. Og det er i øvrigt kun Hanne fra HR, der ved, hvad der skal ske.

Den tilgang indebærer en stor risiko for forglemmelser, forsinkelser og manuelle fejl, og det kan efterlade den nye medarbejder med et dårligt førstehåndsindtryk – og virksomheden med en medarbejder, som ikke er produktiv

User Management – digital effektivitet

IT Relations User Management Premium-løsning leverer processtyret support på on- og offboarding af brugere. I styrer det hele fra en intuitiv portal, hvor I selv har valgt  opsætningen.

Portalen giver jer mulighed for alt fra bestilling af udstyr – eksempelvis defineret på rolle-, titel- eller profilniveau – til rettighedstildeling og uddelegering af opgaver til kolleger, som skal fuldføre opgaven. Hvis I ønsker det, kan I ligeledes tilføje godkendelsesflow.

 

Processtyret opdatering

En af de HR-opgaver, som kan koste en del administrative kræfter, er at sørge for, at  medarbejdere, som eksempelvis skifter stilling eller rolle internt i virksomheden, bliver “opdateret” i alle relevante systemer. Det handler om at sikre, at stamdata opdateres på det korrekte tidspunkt, så medarbejdere forbliver i de relevante loops og bliver indlemmet i de nye, som er væsentlige for den nye funktion.

Hele “Change/Update Employee”-området er et potentielt ret dyrt sted at fejle, da manglende adgange og informationer, der når for sent frem, sænker produktiviteten markant. Man siger, at det er menneskeligt at fejle, og det sker i udpræget grad netop her i rigtig mange virksomheder. Derfor giver digitalisering af disse arbejdsgange god mening både på bundlinjen og på medarbejdernes frustrationskonti.

Fast og fleksibel

Med User Management får I på én og samme tid en løsning, der er støbt til lige netop jer, og en løsning, der er fleksibel. Løsningen er gennemprøvet og i drift i en lang række virksomheder, men samtidig kan I skræddersy funktionerne og processen til lige præcis jeres virksomhed.

I kan løbende justere opsætningen i samarbejde med IT Relation, så I kan ændre jeres User Management-løsning i takt med, at virksomheden udvikler sig.

På den måde får I et af markedets mest fleksible systemer – uden at gå på kompromis med hverken overblikket eller sikkerheden.

Datasikkerhed i højsædet

HR handler om meget mere end den rigtige computer til den rigtige medarbejder på det rigtige sted det rigtige tidspunkt. Det handler i dén grad også om datasikkerhed, og med GDPR-forordningen er kravene ikke blevet mindre.

Det er derfor slut med Word-dokumenter på fysiske såvel som virtuelle skriveborde med CPR-numre og andre personfølsomme data – så hvad gør I så for at holde styr på alle relevante medarbejderdata? User Management lever op til alle sikkerhedsregler, så I hverken behøver at frygte datalæk eller et besøg af Datatilsynet.

Sikker offboarding – beskyttelse af viden 

Nogle gange er det forretningskritisk, at en opsagt medarbejder øjeblikkeligt bliver lukket ude af alle systemer. Foretrækker du at håbe på, at alle relevante parter husker at lukke alle huller, eller vil du hellere have mulighed for at styre processen centralt med et tryk på én knap?

I mange virksomheder er en offboarding-proces afhængig af, at en del personer manuelt sikrer sig, at den afskedigede medarbejder bliver lukket ude af samtlige systemer og bliver frataget administratorrettigheder og lignende. I virksomheder, hvor disse processer foregår manuelt, er man som oftest afhængig af en IT-administrator, der kan sørge for at fjerne disse adgange.

Med User Management Premium kan opgaven løses med et enkelt tryk, hvilket både højner sikkerheden og minimerer tidsforbruget.

Bedre styr på udgifterne

En af de skjulte økonomiske fælder i en virksomhed er abonnementer og licenser, som ligger under overfladen og kører uafbrudt, uden at nogen opdager dem.

Med User Management kan du få et overblik over, hvad der er koblet op på den enkelte medarbejder, og du har mulighed for at skabe dig et hurtigt overblik og stoppe de aftaler, som ikke længere er relevante – eksempelvis fordi en medarbejder har fået en ny stilling, fået nye arbejdsopgaver eller ikke længere er ansat i virksomheden. I de fleste virksomheder er den økonomiske gevinst, du kan hente på den konto, ikke uvæsentlig.

Hybel har sat strøm til HR-procedurer og fået mere tid og højere kvalitet

Læs casen her

 

Proces fremfor teknik

Selvom en User Management-løsning er en teknisk løsning, er det ikke teknikken, man skal købe sig ind i – det er selve princippet om en gennemtænkt, struktureret og sikker proces, der skal være i fokus.

I meget små virksomheder vil det typisk ikke give mening at kaste tid og ressourcer efter en User Management-løsning, da det ofte alligevel vil være den samme person, der sidder med alle de lavpraktiske opgaver, men for virksomheder med måske +50 medarbejdere vil User Management give en mærk- og målbar effekt. Det gælder ikke mindst i organisationer, hvor der er hyppig udskiftninger i medarbejderstaben – her giver det markant værdi at sætte strøm til processen.

User Management giver en strømlinet og struktureret proces med sikkerheden i højsædet, og løsningen giver overblik.

Vil du høre mere?

Lad os snakke om, hvordan du får en løsning, der styrker dine HR-processer og onboarding.

Mathias Risom

Head of Client Services

+45 6076 0725

maris@itrelation.dk E-mail

Mathias Risom

Bliv ringet op 

 

 
keyboard_arrow_up