Sådan deler du filer, så dit team arbejder mest effektivt

Derfor gælder det om at have  de rigtige værktøjer og processer for, hvordan I kan dele filer og dokumenter – også selvom I sidder på forskellige lokationer.

1. Vælg det rette værktøj

I dag er findes der et stort udvalg af muligheder for at opbevare filer i skyen. Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive og Box er bare nogle af de muligheder der findes. De fleste af disse tjenester har efterhånden udviklet sig fra simple opbevaringsplatforme til fulde samarbejdsplatforme. Alle giver mulighed for at gemme filer i skyen, synkronisere på tværs af enheder og samarbejde med kolleger på dokumenter.

2. Sørg for en struktur alle forstår

Mange mennesker har deres helt egen måde at strukturere deres filer på. Det er naturligvis helt i orden, når det gælder personlige filer.

Ligger filerne derimod et sted, hvor flere personer skal kunne tilgå dem, redigere dem og gemme dem bliver det hurtigt noget rod, hvis alle bruger deres egen måde at strukturere filerne på. Det gælder derfor om at have en struktur, der giver mening for alle eller i hvert fald kan forstås af alle.

Sørg for at have klare regler eller retningslinjer for, hvor filer gemmes. Opret en struktur, der er simpel og hvor det er klart for alle, hvad der skal gemmes hvor. Strukturen sikrer at filer er organiseret effektivt og gør det let for dine kolleger at finde det, de leder efter.

Tænk også over om I skal have retningslinjer for navngivning af filer. Hvis der ikke er regler for filnavne, vil brugerne anvende deres egne navne og det giver ofte ikke mening for resten af organisationen

3. Gør det nemt at finde informationer igen

Struktur og filnavne gør det måske ikke alene. Mange systemer giver også mulighed for at tilføje ”tags” eller metadata til filerne. Det kan blandt andet være mulighed for at vælge hvilken type dokument det er, status, kategorier, emne, kommentarer m.v. Det er informationer, der gør det lettere at finde filerne og gør det nemmere at forstå filerne formål.

4. Husk sikkerheden

Sikkerhed ved opbevaring af filer i skyen er næsten et kapitel for sig selv. Der er rigtig mange aspekter, der skal overvejes når det gælder sikkerhed og vi kan ikke dække dem alle i denne artikel. Mange cloud-tjenester har f.eks. ikke backup indbygget, så her skal man ofte anvende tredjepartsløsninger. Herudover skal I overveje hvordan I skal klassificere dokumenter efter deres indhold og hvem der skal have adgang til de forskellige dokumenter.

5. Alle skal være ombord

Har du hørt om begrebet ”skygge IT”? Skygge IT er navnet for de systemer som medarbejdere eller endda hele afdelinger bruger udenom de systemer, der stilles til rådighed af organisationen.

Det kan f.eks. være at en medarbejder har sin egen Dropbox, hvor han gemmer sine filer, mens resten af organisationen anvender OneDrive. Det gør det svært, at sikre at informationer er tilgængelige og kan deles med andre medarbejdere – og så er det naturligvis en sikkerhedsrisiko og en risiko i forhold til reglerne for persondata.

Alle medarbejdere skal derfor være ombord. Sørg for at medarbejderne får den nødvendige træning i at bruge de systemer I anvender og at fordelene ved at anvende fælles systemer er åbenbare. Hvis filer pludselige ligger udenfor de officielle systemer, mister I den effektivitet og enkelthed som medarbejderne ellers burde opleve.

Del artikel